Capítulo 9: Tamaño, ciclo de vida y declive de la información.

Tamaño, ciclo de vida y declive de la información

Hablaremos de la importancia del tamaño de una organización, si es mejor crecer o mejorar la calidad; a su vez definiremos las etapas del clico de vida organizacional y resaltaremos un punto importante en ésta la cual será la etapa del declive. Tenemos que definir primero cada aspecto de este tema, para poder crear una noción más real y menos científica de los puntos a tratar. Es importante entender y más que nada comprender los conceptos que en la vida podamos encontrar y en esta ocasión hablando de organizaciones es indispensable el uso de la razón y la comprensión.

El tamaño de la organización

El crecimiento de las organizaciones trae automáticamente cambios que hacen cada vez más difícil la coordinación, la comunicación y el control, lo que genera, en algunos casos, mayor formalización. 

Con relación al impacto que produce el tamaño en la complejidad de la estructura formal de la organización cabe señalar que, en términos generales, al aumentar el tamaño suele aumentar la especialización, incrementarse la cantidad de áreas y sectores (diferenciación horizontal) y los niveles jerárquicos (diferenciación vertical). Richard hall señala que…”el tamaño es obviamente el número de empleados de una organización”.

Sin embargo, el tamaño por sí sólo no determina la complejidad aludida. Existen casos de áreas con trabajos muy rutinarios y repetitivos que han duplicado su tamaño, en términos de número de empleados, pero no se ha modificado su estructura interna sólo han ampliado el ámbito de control del responsable de la misma.

La combinación tamaño y tecnología es importante para entender, muchas veces, los cambios en la estructura de una organización. Por ejemplo, cuando la incorporación de una sofisticada tecnología lleva a contratar expertos, a redistribuir personal, a incrementar los niveles de supervisión y a crear una o más áreas especializadas que trabajen con la misma, incrementando la complejidad de la estructura.

El gran tamaño de una organización permite que las empresas corran riesgos que podrían arruinar a las empresas más pequeñas y la escala es crucial para la salud económica en algunas industrias. Una empresa con mayor tamaño requiere de una mayor formalización, descentralización y mejores niveles de comunicación y jerarquización. Así mismo su enfoque administrativo refiere a un sentido más humanista y de desarrollo organizacional donde los empleados se les asigna mayor responsabilidad y toma de decisiones.

Las empresas pequeñas se enfocan más a la centralización, disminuyendo con ello su complejidad en los procesos de trabajo sin embargo disminuye la descentralización y tiende a ser más centralista en sus decisiones. Una empresa pequeña se puede enfocar en cuidar su calidad mejorando constantemente sus productos, tener metas monetarias más que de crecimiento, innovando e implementando lo necesario para ser mejor cada vez sin la necesidad de crecer en tamaño.

Ciclo de vida y declive de la organización

Como todo en la vida la organización también tiene un ciclo, es fundamental tener en mente cada una de las etapas de éste, sabiendo el contexto de cada uno de ellos y que sucesos pueden acontecer para tener la noción de la etapa en la que se encuentra la organización. Estas etapas las definiremos como: inicio, despegue, estabilidad, declive, en éste último haremos un pequeño énfasis y la etapa final renacimiento.

Inicio: Un individuo o un grupo de ellos, dan inicio a una actividad sobre la base de generar un valor agregado útil para los consumidores, y por lo tanto demandables por éstos. En esta primera etapa si se trata de una pequeña o mediana empresa la solicitud de asesoramiento suele limitarse a aspectos societarios, impositivos, laborales, contables y de publicidad. En esta primera etapa se trata de hacer conocer la empresa, ganar espacio y conquistar día a día una mayor cuota de mercado. Ello implica sacrificio, y un gran cuidado de los gastos por parte de los propietarios, que controlan todos los días su evolución.

Despegue: Consolidada la empresa en su primera etapa, empiezan los propietarios y directivos a conocer mejor los secretos y aspectos críticos de las operaciones, el personal tiene más experiencia y ello se ve en los mayores niveles de productividad.

Estabilidad: Llega un momento en que la organización alcanza un nivel en el cuál los gerentes se empiezan a confiar por la estabilidad que existe en la empresa y no se dan cuenta que la pérdida de ventas y clientes son mayores que los nuevos clientes y sus compras, con lo cual la curva de ventas empieza a declinar, y con ello el exceso de empleados, los problemas legales que ocasionan su suspensión o despido, la caída en los niveles de servicios al cliente, lo cual incrementa aún más el derrumbe de ventas.

Declive: Los mejores empleados ya abandonaron la empresa, y con ello sus experiencias y capacidades. Estos son reemplazados por empleados de baja productividad y sin compromiso alguno con la empresa. El nivel de rotación tanto de empleados como de clientes se va incrementando. Los niveles de calidad, productividad, satisfacción, costos y tiempos de respuestas, se alejan de los principales competidores.  Los mejores clientes ya se han ido hace mucho tiempo. Empieza a vivirse de los clientes marginales, de los más costosos de servir, de los que son menos rentables, de los peores pagadores.

Pérdida de enfoque, y consecuentemente pérdida de posicionamiento, soberbia de los propietarios y directivos, desacople estructural con el mercado y el crecimiento de la empresa, carencia de planes estratégicos y altos niveles de desperdicios, llevan a la empresa a un estado al borde de su desaparición. 

Creer que lo que fue válido en sus primeros pasos podía continuar siendo válido en las posteriores, sumado a los cambios en el entorno, terminan infligiendo un muy fuerte golpe a la empresa. Los márgenes de reacción son cada vez menores. Cuanto más delicada es la situación más empecinados están sus directivos en continuar equivocándose de políticas. Cambian, pero cambian para mal. El desconocimiento de la empresa como sistema, y de ella dentro de un sistema mayor, le impide adoptar medidas eficaces.

Renacimiento: Implica un cambio radical en la visión y gestión de la empresa, que le permita a ésta recuperar su capacidad de generar valor económico. Los directivos reconocen la situación por la que atraviesa la empresa, y van en búsqueda de apoyo externo para dar inicio a un proceso de rehabilitación financiera. Recomponen sus finanzas regenerando la capacidad de producir bienes y servicios de alto valor a un coste razonable.

Cuanto más haya avanzado la empresa en el recorrido de su ciclo de vida, o sea cuantas más fases haya avanzado sus enfermedades estructurales, más rápidas, profundas e importantes deberán ser los cambios y reestructuraciones que se implanten. Menos espacio para errores hay y más liderazgo con fuerza se necesitará.

El líder y un eficaz trabajo en equipo, son las claves para a partir de ello aplicar las herramientas y técnicas de gestión que sean necesarias. Sin recursos humanos adecuados dispuestos a luchar por salvar la organización, pocas posibilidades tiene esta de salvarse, o quedar marginada definitivamente de la competencia.

En conclusión las empresas o entidades no están obligadas a perecer, pero mientras sus estructuras no se actualicen y adapten al entorno, mientras se las obligue a transitar por caminos para los cuales su estructura organizacional no esté adecuada, el peligro de avanzar por las diferentes fases hasta poner en riesgo su propia existencia es una realidad. Siempre hay que tener en mente el progreso, la continua inversión y el cuidado de cada aspecto que conforma la organización para con ello buscar la estabilidad y nunca dejar que la empresa empiece su declive, por eso es importante una buena toma de decisiones. 

Tomar conciencia de la necesidad de adaptar los paradigmas, las estructuras, los procesos, los productos y servicios a las diferentes realidades del momento es fundamental para permitir a la empresa continuar siendo competitiva.